Das Problem wird nicht sein, Dienstleister zu finden, sondern die richtigen Dienstleister zu finden. Denn eine Hochzeit bedeutet neben Romantik vor allem eines: Planung!

Die wichtigsten Punkte für die Hochzeitsplanung sind ganz klar: Konzept, Budget, Ablauf und Location(s). Aber vergesst nicht auf die Personen, die diesen Tag einzigartig machen: eure Dienstleister.

Mit ihrer Expertise und ihrem langjährigen Know-how stehen sie euch idealerweise bereits während der Hochzeitsplanung zur Seite und helfen auch mit wertvollen Tipps. Am Tag selbst sorgen sie für einen stressfreien und reibungslosen Ablauf.

Fragt Freunde & Bekannte, die bereits geheiratet haben:

Freunde und Bekannte, die einen ähnlichen Stil und ähnliche Vorstellungen haben, können euch hier gut unterstützen. Sie haben bereits recherchiert und können euch Erfahrungen und Angebote weitergeben, um ein Gespür für Preise zu bekommen. Ebenso könnt ihr überlegen, an welche Dienstleister ihr euch erinnert bei einer Hochzeit, die ihr besucht habt. Der DJ, die Hochzeitsplanerin oder die Blumen, die euch noch in Erinnerung sind.

Fragt eure Dienstleister:

Ihr habt vielleicht schon eine Location oder einen Fotografen – fragt, mit welchen Personen sie gerne zusammenarbeiten. Immerhin habt ihr euch schon für deren Stil entschieden.

Online:

Nicht alles, was bei Google an erster Stelle steht, ist gut. Viele Einträge sind bezahlt und daher recht weit oben. Schaut lieber bei Blogs, Plattformen oder auf Social Media nach Shootings und Hochzeitsreportagen. Wenn euch der Stil des jeweiligen Blogs gefällt, dann könnt ihr dort auch passende Dienstleister finden.

Pinterest für deine Recherche: 

Abgesehen von tollen DIY Ideen, finden sich auch Dienstleister auf der Plattform. Verwende die richtigen Wörter für deine Suche. 

Instagram Inspiration:

Mit den Hashtags hast du viele Möglichkeit, Dienstleister zu finden oder schau bei bekannten Dienstleistern aus deiner Umgebung, wem sie folgen und mit wem sie zusammenarbeiten. Dienstleister verlinken sich gerne untereinander. Ebenso ist Instagram wie ein schönes Portfolio, das euch einen guten Einblick in die Welt des jeweiligen Dienstleisters gibt. Eventuell hat er auch Stories und ihr erfährt so etwas mehr und könnt schnell abschätzen, ob er euch sympathisch ist.

Wedding Planner: 

Wenn euch wenig Zeit bleibt, dann holt euch einen Wedding Planner. Er übernimmt die Suche für euch, sei es nach einer Location oder nach passenden Dienstleistern. Er holt auch Angebote für euch ein und übernimmt am Tag selbst die Koordination. Oftmals haben Wedding Planner ein gutes Team, das eingespielt ist und dadurch einem reibungslosen Ablauf nichts mehr im Wege steht.

Lernt Dienstleister kennen. Ein kurzes Gespräch oder das erste E-Mail genügen oft, um ein erstes Gefühl zu bekommen und zu sehen, ob die Chemie stimmt. Diese wird oftmals unterschätzt, aber vergesst nicht, Dienstleister begleiten euch eine Zeit und sollen euch auch am Hochzeitstag ein gutes Gefühl geben. Dabei liegt es eigentlich auf der Hand – bei der Wahl unseres zukünftigen Ehepartners haben wir ja auch nicht auf die Fakten am Papier, sondern auf unser Herz gehört.

 Wenn ich nun – über eine Hochzeitsmesse, über Facebook und Infoportale oder auf Grund von Empfehlungen – an jemanden herantrete, der für meine Hochzeit etwas leisten soll, was ist wichtig und wer garantiert mir, dass alles reibungslos abläuft? Nun, eine 100%ige Garantie dafür, dass keine Hoppalas passieren, kann wohl leider niemand abgeben – aber mit ein paar kleinen Richtlinien kann man sich so weit absichern, dass das Schlimmste, was passieren kann, Regen oder eine kleine Laufmasche sind. Und auch für diese Fälle gibt es Hilfe! 

Nehmen wir zwei Ausgangssituationen her:

  • A – selbstorganisierte Hochzeit
  • B – Hilfestellung durch einen Wedding Planner

Eines sei vorab gesagt: Beide Möglichkeiten der Hochzeitsplanung haben Vor- und Nachteile und jede Hochzeit ist so individuell wie das Brautpaar. Ein Wedding Planner muss nicht sein, kann aber durchaus zum Lebensretter werden, wenn man kein Organisationstalent ist, wenig Zeit hat und/oder sich einfach sehr, sehr viel Stress und Frust beim Planen des schönsten Tages im Leben ersparen will. 

Szenario A:

Ihr seid Organisationstalente, entscheidungsfreudig und alles läuft sowieso am besten und reibungslosesten ab, wenn ihr die Dinge selbst in die Hand nehmt? Wunderbar!

Dann sucht euch Dienstleister nach euren Wünschen, eurem Budget, Bauchgefühl und euren Vorstellungen für die Feier aus. Sprecht euch mit den Anbietern ab, was, wie, wann und wo geliefert und platziert sein soll – und man kann es nicht oft genug betonen, schriftliche Vereinbarungen sind nie verkehrt. Im Falle des Falles habt sowohl ihr als auch der Anbieter schwarz auf weiß, was vereinbart war, und die Dinge können nicht mehr verklärt werden. Das alles gilt nur für den Fall, dass etwas nicht nach Plan läuft – wovon wir nicht ausgehen. Zusätzlich ist es gleichzeitig eine wunderbare Hilfe und ein wertvoller Spickzettel, auf dem man jederzeit sehen kann, was bereits erledigt bzw. noch zu tun ist.

Szenario B:

Wenn man sich eher schwer tut im Organisieren und generell das Heraussuchen der Anbieter und die Absprache mit Konditor, Florist oder Caterer mehr Frust als Lust auslösen, ist man wohl mit Variante B und einem Wedding Planner mehr als gut beraten.

Denn, wenn man einen wirklich guten Wedding Planner hat, dann ist die Hochzeit schon so gut wie durchorganisiert, ohne dass man sich selbst die Haare wegen der gelieferten champagnerfarbenen Rosen raufen muss, wenn eigentlich rote bestellt waren.

Der Wedding Planner plant nicht nur und führt nach Absprache mit euch aus – nein, zumeist haben professionelle Wedding Planner auch schon ihr eigenes, bestens gestricktes und funktionierendes Netzwerk an Dienstleistern, bei denen die Fragen nach Verlässlichkeit und Qualität des Services gar nicht erst aufkommen. Jetzt geht es nur noch darum, einen guten Hochzeitsplaner zu finden. Leider ist nicht jeder, der sich zum Wedding Planner berufen fühlt, auch wirklich der nicht zu unterschätzenden Aufgabe, eine Hochzeit zu organisieren, gewachsen. Darum: Wenn ihr euch für einen Wedding Planner entscheidet, ist das eine von Grund auf kluge Entscheidung, die viele der weiteren Schritte erleichtern kann. Doch seid achtsam und bedacht in eurer Auswahl. Einen guten Wedding Planner erkennt man an guten Referenzen, die man sich unbedingt zeigen lassen sollte, an seinen Kontakten, Ideen und konkreten Vorlagen, einer Absicherung, die er euch und sich selbst bietet sowie auch daran, dass er oder sie sich nicht unter Wert verkauft. Seid realistisch in euren Erwartungen und Plänen und seid euch bewusst, dass – je mehr ihr verlangt – der Mehraufwand sich auch auf der Honorarnote des Wedding Planners niederschlagen wird. Vereinbart auch, wie ihr jederzeit Einsicht und Kontrolle in das Wirken eures Hochzeitsplaners haben könnt, ohne selbst gestresst zu sein. Ein guter Wedding Planner macht euch das Leben leichter, nicht schwerer – das klingt logisch, ist aber auch gleichsam ein sehr klares Erkennungsmerkmal für einen Profi. 

Ob auf eigene Faust oder mit der Unterstützung eines Wedding Planners an eurer Seite, das Suchen und Finden der perfekten Dienstleister ist entscheidend für das reibungslose und wunschgetreue Ablaufen eurer Hochzeit. Wie auch immer ihr das Ganze angeht, folgende Punkte sind und bleiben absolut unumstößlich:

Zu wissen, was man will: Was wollen wir, was sind unsere Erwartungen und Wünsche, was stellen wir uns vor? Wer kann uns das bieten?

Das liebe Geld: Wie steht es um unser Budget? Was wollen/können wir uns leisten? Wo spielt Geld keine Rolle und wo können Abstriche gemacht werden, wenn wir das wollen?

Engagement: Wie engagiert sind wir selbst in der Planung der Hochzeit? Wie viel Zeit bleibt bis zum Termin der Trauung, wie viel Zeit können wir investieren, ohne die Vorfreude zu verlieren?

Realistisch sein: Was ist möglich, was nicht? Eine Kutsche passt nicht zur standesamtlichen Trauung im Schrebergarten.

Was sagt mein Bauch? Die Schmetterlinge im Bauch sind nicht nur dafür gut, euch zu sagen, zu welchem Mann bzw. welcher Frau man JA sagt – sondern auch dafür, welchen Dienstleistern man sein Vertrauen schenkt. It is as easy as that.

Unsere Tipps zusammengefasst für die Suche nach den passenden Dienstleistern:

  1. Zuerst die Location, dann die Dienstleister. Viele Dienstleister hängen von der Location ab, denn ob ihr ein Catering benötigt oder Platz für eine Band vorhanden ist, wisst ihr erst, wenn ihr euch für eine Location entschieden habt.
  2. Empfehlungen:
    a. Beginnt euch in der Familie und im Freundeskreis umzuhören.
    b. Fragt einen bereits fixierten Dienstleister. Dieser hat euch vom Stil ja bereits begeistert, kennt euch vielleicht schon ein wenig und kann euch einige gute Adressen geben.
  3. Trefft euch mit einem Hochzeitsplaner: Ihr müsst nicht automatisch die ganze Hochzeit planen lassen, wenn ihr euch mit einem Hochzeitsplaner trefft.
  4. Besucht einen Wedding Workshop oder DIY-Kurs. 
  5. Schaut euch auf diversen Blogs um und holt euch Inspirationen. Dienstleister arbeiten gerne zusammen bei sogenannten Styled Wedding Shootings – schaut euch den Stil an und trefft euch mit einem der Dienstleister. (Vorsicht ist geboten, wenn Dienstleiter nur Style Shootings herzeigen. Fragt in diesem Fall ruhig nach Bildern von Real Weddings.)
  6. Auf das Bauchgefühl hören. Die Sympathie muss stimmen, sonst wird das nichts.
  7. Ein Budget festsetzen. Sucht Dienstleister, die zu eurem Budget passen.
  8. Angebote einholen und vergleichen. Aber nicht vergessen, Angebote sind viel Arbeit. Nicht nur für euch selbst, denn ihr müsst sie durchschauen, sondern auch für die Dienstleister. Holt daher nicht mehr als drei Angebote pro Dienstleistung ein.
  9. Verträge genau lesen und bei Unklarheiten sofort nachfragen. Alle Details müssen enthalten und Zusatzleistungen oder Mehrleistungen geregelt sein. Klärt alles im Vorfeld ab, damit es zu keinen Überraschungen kommt: Was ist in der Pauschale enthalten, was nicht? Werden meine Fotos veröffentlicht ohne mein Wissen? Ist der Transport inklusive oder kommen hier Zusatzkosten auf mich zu? Welche Zusatzkosten können auf mich zukommen und in welcher Höhe (z. B. Zimmerbuchungen, Kilometergeld …)?
  10. Checklisten: Holt euch Checklisten zu den jeweiligen Branchen. Die vorbereitenden Fragen helfen euch, einen Leitfaden beim Erstgespräch zu haben. Überlegt euch vorab, was ihr erwartet und in welchem Rahmen. Soll der Fotograf acht Stunden vor Ort sein oder die ganze Zeit? Soll die Torte ein Teil des Desserts werden oder ein eigener Punkt?
  11. Zu einfach um wahr zu sein, aber googelt eure Fragen. Ihr seid nicht die Ersten, die sich gewisse Fragen rund um Dienstleister stellen und wenn ihr im Freundeskreis noch keine annehmbare Antwort gefunden habt, dann googelt einfach: „DJ oder Band?“

Übrigens – um diese Entscheidung treffen zu können, solltet ihr zuerst geklärt haben, in welche Richtung eure Hochzeit gehen soll. Ob Band oder DJ muss gut überlegt sein, denn die Stimmung hängt sprichwörtlich davon ab. Aber ihr müsst auch schauen, ob die Location es ermöglicht, ob genug Platz vorhanden ist, um eine Band spielen zu lassen und ob die Akustik es zulässt. Eine gute Band verbreitet gute Laune, reißt mit und animiert. Live ist eben live. Der DJ hingeben punktet meist durch geringere Kosten und eine unendliche Musikauswahl, denn er kann einfach alles spielen, wenn er will. Vorsicht ist geboten, da gute DJs schnell ausgebucht und schwer zu finden sind. Nicht jeder Hobby-DJ bringt die Erfahrung mit, um eine Party richtig krachen zu lassen. 

Vielen Dank für dein Interesse am Wedding Sparkle im JUWEL WIEN.
Gerne setzen wir dich auf die Warteliste, falls ein Platz frei wird. Nimm Kontakt mit unserem Team auf, wir freuen uns auf eine Nachricht, auch für andere Möglichkeiten. Kennst du schon unseren Instagram-Account @helloweddingbox, um immer up to date zu sein?

Außerdem kannst du dich schon für unseren Wedding Sparkle im Ritz-Carlton anmelden:

Sonntag, 16. Februar 2025
Glamour Edition

Der Wedding Sparkle kommt 2025 mit der Glamour Edition zurück.
Wir verwandeln den gesamten ersten Stock inkl. dem CRYSTAL Ballroom in eine glitzernde Welt rund um Hochzeiten.
Exklusiver Check-In in die atemberaubenden Suiten mit Specials und Side-Events.

Das Ritz-Carlton Vienna verfügt über 900 m² flexibel gestaltbare Veranstaltungsfläche, inklusive dem atemberaubenden Crystal Ballsaal.
Als Winter- und Sommerlocation bietet das 5 Sterne Luxuxhotel in der Wiener Innenstadt jede Menge Besonderheiten.
Unter anderem den beeindruckenden Panoramablick.

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Alles Liebe,
Dein WeddingBox-Team